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展会报名报到机制及对象

发布日期:2013-09-10 点击率:633次

    任何一场会展活动,都有报到区域的规划及相关机制的设立,因为要预期参加的与会者.都会在大会预定的时间里,先后抵达预定的会场或场所。预定的与会人数再加上现场报名的人数,以及来参加开幕典礼的来宾,可能是数十人,更可能是数百人、数千人,甚至数万人,上海2010年世博会更是预期有数千万人来参加,如果不能设定好适当的区域、做好接待人力配里及流程分配,是极危险的规划作业,因为来参加的群众通常会因为信息的不明朗,或区域规划不佳,或流程管制失当,而产生排队、塞车、推挤或争吵等现象。因此,作为会展活动的上海展会服务公司,必须特别重视报名报到接待的作业规划。
    (1)报名作业
    大多数会展活动都采用事前的报名程序.在会前做好出席人数、准备资料、会务费收取、安排坐席、相关空间容址等规划。当然,也有采用不需报名.自由入场的会展活动,如许多消费性商展活动、公益性质的展示或是公共政策的说明会议等。但无论是采用事前报名还是采用自由人座的方法,都应该有个比较正确的估算和管制做法,这样才不会形成出席参加人员管理失控的混乱场面。
    事前报名区分为以下几种:有的是邀请来的贵宾、讲师、主席或评论人,需要报名却不需要缴交会务及报名费;有的是协会会员,会务费可以优惠;有的是学生会员,会务费可以有大的折扣;有的是参展商,可以有免费人场的胸牌;有的是出席的贵宾,却不见得受邀参加晚宴;有的人士报名,却委托他人出席,这些都是事前报名时要一一弄清的,更重要的是主办单位要事前规范整体的报书流程及须知信息,如此才能够有效鼓动人们出席参加。本书建议各地会展活动的筹办者,将报名作业的整体会务费及所包含的项目详细名列,避免与会者的争执及不满。
    除了会前的报名程序规划外,也可安排现场报名,以争取更多的人与会出席。但是现场报名作业需要更仔细的规划,更多的事前信息告知,更周到的现场服务,才不致形成更多的现场混乱情况。例如,许多国内召开的会议或展览要求外宾在现场报名时.必须在胸牌上贴上照片.这可能是主办单位希望收取5元的快照费用,也可能没有考虑国际惯例.而使得巳经抵达会场的人士怨声载道,造成严重塞车、排队现象。除非是安全上的特别顾虑.否则要求与会者随身拢带自己的照片,可能是非常不合理的规定。
    (2)报名总表
    处理会展活动的报名及报到程序,必须先整理出一套完整的报名总表,从而可以清楚知道有多少人巳经顶先报名,住在哪里,参加哪个分组,以及是否预约参与接下来的文化之旅等。随着科技的进步,互联网的运用越见颇繁及便捷.每个参与者都可以在会展活动前预先知道自己的报名程序是否完成,大会的脚牌拼音或用字是否正确。更重要的是无论是机场的接机人员、饭店的经理人员还是会场报到台或旅游办理团体都能快速地知道你的名字,从而立刻展开合适的接待工作。
    报名总表的设计依主办单位的需求不同而有不同的设计做法,表格的格式也可能不同,但重点是便于查询,迅速地回应与会者。其次在上海展台设计公司所设计的总表上至少应该包括:
    1.姓名栏《姓、名,中文、英文)
    2.国籍、区域
    3.服务单位(公司、研究单位、政府机构等)
    4.职称(总经理、教授、处长等)
    5.证件编号(护照或身份证等)
    6.出生年月日(主要用于保险)
    7.抵达日期、班机(车船)(是否有接送安排)
    8.预定离开日期、班机(车船)(是否有接送安排)
    9.缴交会务费记录(参加各个活动的费用等)
   10.身份(是不是会员.是否担任讲师等)
   11.相关与会安排(是否参加开幕典礼、欢迎晚宴、文化旅游等.安排在第几组)
   12.特殊需求(如素食、誉属、相关需求安排)
   13.随行人员资料
   14.联络地址、电话、传真、电子邮箱
   15.预定住宿旅馆

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