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上海展会服务公司是如何制定展览预算的

发布日期:2013-09-16 点击率:803次

    编制展览预算是上海展会服务公司的展会策划人员的首要任务,必须在各种设计方案出台之前,并且在各种可能费用还无法全面掌握的情况下,制定全面预算。
    展览成本分析之投人直接成本
    场地租借费特指标准展台的租贾费或空地的租金。这是最直接最大的费用支出。
    标准展台或特装展台如果选定使用标准展台,不必把一些基本展台设施成本计算在内,因为参展商支付的标准展台的费用内包括了基本设施的提供.而特装展台的任何设备都是要另外开支的,一定要事先控制好成本。
    展台设施支出支出有三种基本种类:陈列品费用,文字排版印剧费或图片印刷费;展品摸型或其他如照明、电子设备等专业服务费用。
    附加服务费用
    参展商可能需要展览组织者提供用电、用气、给水或排水、垃圾清理、压缩空气使用、冰箱、电话机、传真机或票类预订及其他公共服务等。注意展台收费价格是否已经包含了上述这些服务费用,并留意在使用所选服务前后记下各种计且表数据显示的消耗盆。
    购买必要的保险的费用
    有些保险公司设立了专门针对展览会的展览会责任险,大多数险种是正常业务范围内的人身险和财产险。对于外出参展员工的人身安全及所有展品进行保险显然是非常必要的,除参展商自身购买保险外,展览场馆和组织方也应购买相应的保险,这方面的工作在国内很大程度上已经得到重视。展台上所用的设施、家具、灯光照明、装饰花卉以及一些特殊用品,从你的展台承建商租来的同时,他也许会将保险费用记人其总帐单。
    展览会责任险所涉及的承保范围包括:向展览组织者租用场地支付的费用,搭建展台的用时和花费,为宜传参展可能做的特别广告的花费,展品来回运输费用等。对上述项目进行投保,使参展商可以放心地去参加在其他省市举办的展览会,并在展览开幕前数月发运展品。
    清洁服务
    组织方对展台的保洁工作的费用是包含在展台费内的,但一些特殊展会如化工原料展等,很可能会板外增加消洁服务,必须将所需费用计算在内。
    家具和额外的灯光、地毯
    很多展商会提出增加保险箱、资料柜、桌倚等家具,以及添设辅助灯光,这都偏要事先考虑周全。开展前租用设备,手续应清晰,设备质盈也要有保证。当然,参展商租用家具等的租金远比到市场上购买的家具价格要高出许多,但这是展览恨例,所以事先确定租用的内容,就能留有充足的预算经费。
    专业服务盛用主要是针对特装展台.先期雇佣设计师、搭建专家及其他一些专业人士将能提高展台的建造质盆和设计效果。因此计划之初就应该让上海展台设计公司的设计师参与,他会对展览预算提供很大帮助并能将建造费用控制在预算范围内。
    参展经理的考察费用
    参展方的代表会多次前往展会举办地现场考察场馆,联络当地新闻媒体,落实公司领导出席展会开幕式的接待工作等等,因此而产生的差旅费用和食宿费用,肯定是一笔不小的开支。
    不可预见费每次展览会注意预留15%的倾外经费,用以应付一些无法控制或不能预先估算的支出。

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