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展览策划涉及的内容

发布日期:2013-10-11 点击率:529次

    组织一场展览是一项复杂的工程,下列这些都是上海展会服务公司需要完成的诸多工作项目:
    (1)设计并印制展会资料。包括展场平面图、参观者脚卡、参展商名录、标识等。
    (2)展览促销工作。根据不同的市场需求,划分区城进行各项宣传促销工作,以达到扩大影响、招徕参展商的目的。
    (3)预订展场。不同性质的展会要根据现场观众的需求,合理预定最合适的场馆;一般的展览会都会从周四至周日,充分利用休息日吸引观众到场参观.一般前两天是针对专业买家,后两天是面对普通消费群体。
    (4)邮政、货运及仓储。这都是一个展会必不可少的辅助配套的服务环节,如果这些服务环节无法完全落实到位,会产生一系列的问题,比如说邮政服务是指为展场内的买家提供资料邮寄的服务。每次展商都会收集大量有价值的资料,但沉重的资料不便于携带,所以在现场设置邮政托运服务台。是现代展览附加服务要素的体现。
    (5)参与者费用及相关资金的落实。展会先期的启动资金很关键,特别是出现很多预支现象。主办方在没有收到参展费用之前,必须有周转资金用于支付租金、劳务费、办公经费、招待费用等。
    (6)演关与报关。海外参展商有很多展品需要从海外运来,有些展品在擞展后还要原件运回,有些是展期内分送观众和买家的。因此,报关和运回时的清关手续是必须办理齐全的。特别是某些音像创品的报关,事先一定要由组委会发送公函至海关,并要获得批准。
    (7)布展和撤展。成规模的展览面积至少上万平方米,布展工作必须在开展前的两天时间内全部搭建完毕,这不仅需要搭建方和上海展台设计公司具有这方面的经验和有序的现场操作,更需要主办单位和展馆方的协同工作,才能使其在最短时间内完成。同样,撤展工作也需要在规定的时间里,做到人清、料清、货清。
    (8)展览期间的保安。参观期间人员多复杂,丢失和损坏展品及私人物品的现象时有发生。因此展会的保安工作是非常重要的,稍有疏忽就会影响展会或参展商的形象。

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