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上海展台设计搭建需如何安排好开幕式的筹备工作

发布日期:2013-12-13 点击率:623次

    一般来说,开幕式的程序是司仪宣布开幕式开始,主宾按顺序发言致辞、剪彩和参观展览,比较隆重的开幕式形式甚至会安排演出并燃放礼花。现在的开幕式越来越追求创新,以盛大的、有创意的开幕式吸引观众,为参展商创造良好的参展氛围。开幕式台上的活动可能井不很复杂,但是筹备工作却比较烦琐,需要认真去做。开幕式工作要尽早安排,因为重要人物的时间安排都很紧,如果不早约定,往往很难请到重要人物。
    上海展台设计搭建为展会开幕式的筹备工作主要包括以下内容:
    (1)确定人员、时间、预算等管理方面的事项以及开幕式的时间、地点、规模、程序等基本事项。人员包括后台的筹备人员和前台的司仪、发言人、剪彩人等。内部人员应尽早指定,外部人员应尽早协商确定。内部人员落实后就要分配任务,外部人员落实后就要商量发言稿,并告之活动细节。如果所选择的场地需要预约租用,就要尽早联系、协商、确定。时间地点确定后,其他筹备工作才能开展。
    (2)邀请出席人。首先拟定邀请范围和名单,编印请柬,安排寄发。请柬的措辞、格式、版面一般是固定的,但也可以有创新,给收帖人一种新鲜感。根据需要和条件,可在请柬上注明“请确认”或者附上“回执”。要事先了解当地的遨请出席率,以便确定寄发请柬的数量,同时,还要控制好对方寄回确认函的时间。对于重要的遨请对象,可以在寄发请柬后用电话或其他方式再次确认邀请。另外,主办方上海展台设计搭建还应提醒被邀请对象提前准备好发言稿,以便有时间互相交换阅读、修改、打印。发言稿宜短不宜长,要避免套话、废话。
    (3)展馆前广场的布置要突出本次会展的特色。除了要体现会展主题的风格,上海展台设计搭建还应该根据当地规定,通知有关部门安排好停车、引导、保卫、消防等工作,以免造成现场棍乱。
    (4)提前布置好会场。会场布置的重要性是显而易见的,而精心布置过的会场更能体现组会人员对这次会展的重视程度。
    一般说来,现在的各个会展都需要悬挂各种横幅,这就需要工作人员事先确定好用词、尺寸、颜色、悬挂地点等,井交由专人负责。主席台上应根据需要安排发言台、座椅、扩音设备等。每次展会都会收到不少花篮,这些花波应先行摆放到开幕式人口处.待开幕式正式开始时,应考虑布置到主席台上,或者直接摆放到主席台上以增加气氛。一般的花篮上都会贴有赌送人的名称.除注意名称面向观众之外,还应注惫花篮的摆放顺序。主席台上的座次需要事先确定好,并在座椅上明确标注记号,以防客人坐错。造成不必要的麻烦。
    此外,安排专门的引座人员也可遭免坐错座位的情况发生。发言台上一般需摆放鲜花,此时要注意摆放的鲜花是否与会展主题吻合,是否与当地风俗冲突等。有些会展的开幕式还会在会场的前排留出贵宾席,以供不上主席台的贵宾就座。还有。上海展台设计搭建应考虑到重要的参会人员不可能随到随上主席台或贵宾席,所以,还应为他们提供一个休息室.等重要参会人员到齐后再一起上台。如果可能的话,工作人员应事先和他们确定好大概的到会时间,以便迎接。此外,签到处也要备好重要人物的名单,只要这些人物一到,应立即引进休息室,最好是能在签到处安排一名礼宾官,负责迎接、引导贵宾。
    开幕式现场的设备包括扩音设备、放映设备、照明设备、空调设备,展台设计搭建等,所有这些设备都应安排专人负责。如果开幕式进行过程中需要播放背景音乐或其他录音,或者需要放映录像,则要事先准备好材料,并向设备负责人交代放映顺序及放映时间,而且最好能在开幕式之前演练一下。

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